皆様、こんにちは！ファインドメーカー福留です。
「現在使用しているシステム（当社システムではなく）を上手く活用できていない」という話をたまにお聞きします。
本日は、その部分について、システムはこうあるべきではないかという理想にも近いですが、関連の話をしたいと思います。
概ねの話ですが、システムというのは受け身だと思うんです。
もちろんデータの登録は必須であり、この部分については、音声入力など登録の仕方は変われども避けては通れません。
「システムが受け身」というのは上記以外の部分でという意味で言っています。
例えば、会議資料も含めた集計表などの帳票類について言えば、通常はメニューで帳票印刷の条件設定画面に飛び、抽出条件を入力し、紙で出力もしくはPDFで出力。（画面確認で終わりという仕組みもあると思います）
この帳票類の出力について、例えばこんなケースを考えてみたいと思います。
複写機の営業マンが、5年リース近くの入替見込みリストを出力しようとしたとします。
通常であれば、毎月ルーチン化して出力されているケースがあると思いますが、企業によっては出力されないままになってしまっているケースも多く見られます。
単純な話ですが、システムを操作して出力するという行為をしないと、当然ながら資料が出てこないので、見込案件がありながら逃してしまうということもあります。
なので、この出力については必要なときに必要な分を自動的に出力して、各営業マンに自動で送信する方法もあると思います。
例えばもっというと、日報で登録した情報（顧客、対象機械、日時など）を紐付けて、リアルタイムで進捗と達成見込みを自動出力して、上司にも、自分自身にも送信されてくるという仕組みなども考えられます。
または、こういうことも考えられると思います。
日々の売上があがっている中で、顧客別の当月売上が、前年同月の売上よりも設定した○パーセント下回った場合は、営業担当者と、その上司に自動的に帳票が配信されるとか。（いわゆる危険信号的な合図）
まだまだ考えると、システムに取りに行かなくても、システムが自動的に教えてくれる仕組みは考えられると思います。
AIが進み、なお一層と自動で教えてくれるシステムが出てきそうです。
当社もその流れに置いていかれないように精進していきます。
現在、当社のシステムで必要なタイミングで自動的に教えてくれる仕組みは下記の通りです。
①電話がきたタイミングで、顧客情報表示と、自動録音
②社内連絡、指示のタイミング
③ビジネスチャンスのタイミング
④担当が変わって忘れがちはフォローのタイミング
☆結論☆
日々仕事に追われ働く人々が、個人秘書的な役割をこなすシステムの補助によって、やるべきことに集中できる環境を作りたいと考えます。